伴隨著中國(guó)入世，中國(guó)的企業(yè)開(kāi)始越來(lái)越多的走出國(guó)門，到海外參展、開(kāi)廠、做生意，琢磨著怎么從老外的兜里掏出更多的錢。海外參展是出國(guó)做生意的第一步，目的是在人家門里來(lái)個(gè)自我介紹，先聲奪人，為日后的買賣打下個(gè)好基礎(chǔ)。在海外如何參展、辦展？參展、辦展有哪些竅門、步驟和注意事項(xiàng)？我們請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家為您說(shuō)個(gè)明白。   
     團(tuán)隊(duì)組建有學(xué)問(wèn)   
     企業(yè)參加展會(huì)的目的是展示企業(yè)品牌形象，代表企業(yè)參加展覽的團(tuán)隊(duì)必須精心挑選。對(duì)負(fù)責(zé)展臺(tái)的團(tuán)隊(duì)的挑選取決于企業(yè)希望對(duì)外界傳達(dá)的形象。這個(gè)團(tuán)隊(duì)視規(guī)模大小應(yīng)該包括產(chǎn)品技術(shù)人員、市場(chǎng)銷售人員、優(yōu)秀的翻譯和禮儀服務(wù)人員。   
     產(chǎn)品技術(shù)人員和市場(chǎng)銷售人員如果能用英語(yǔ)與專業(yè)觀眾交流是最理想的，如果不能就要配備專業(yè)翻譯，這樣會(huì)使溝通順暢，獲得意想不到的效果。   
     禮儀服務(wù)人員最好選擇氣質(zhì)外形良好、有一定外語(yǔ)基礎(chǔ)的女孩，這不妨委托主辦方或通過(guò)企業(yè)自己的渠道從當(dāng)?shù)毓蛡蛳嚓P(guān)專業(yè)的大學(xué)生，并在開(kāi)展前進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，讓她們熟悉企業(yè)的團(tuán)隊(duì)成員、參展的目的及其各自的職責(zé)，以便她們能把觀眾及時(shí)引導(dǎo)到接待人員面前，確保每一個(gè)到達(dá)展位的專業(yè)觀眾，都能了解到他們所需要的企業(yè)及其產(chǎn)品的全部信息。   
     參展項(xiàng)目主管最好選擇一個(gè)英文流利甚至能講展覽會(huì)所在國(guó)語(yǔ)言的人來(lái)?yè)?dān)當(dāng)。如果展覽會(huì)團(tuán)隊(duì)中沒(méi)有一個(gè)人能夠講英語(yǔ)，那么至少要選擇一個(gè)有到國(guó)外參加展覽經(jīng)驗(yàn)的人。   
     參展人員不論是否有過(guò)參展經(jīng)驗(yàn)都要進(jìn)行培訓(xùn)，讓每個(gè)人都了解企業(yè)參展的目標(biāo)和他們?cè)谄渲袘?yīng)該扮演好的角色。展會(huì)上推銷產(chǎn)品和服務(wù)跟平常的業(yè)務(wù)洽談是有一定差別的，尤其是在與客戶交流的方式、面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)者如何行事、言談舉止應(yīng)遵守的原則以及信息跟蹤等等方面都有所不同。   
     出國(guó)參加展覽會(huì)是一次對(duì)體能和精力的考驗(yàn)，所以應(yīng)該選擇積極主動(dòng)、充滿活力的員工在展覽會(huì)期間擔(dān)任形象大使。一般來(lái)說(shuō)，由3到5名核心成員組成的團(tuán)隊(duì)規(guī)模是比較理想的，這樣可以確保展臺(tái)上始終能夠有至少兩個(gè)人在場(chǎng)，并且有人手應(yīng)付突發(fā)事件。   
     專業(yè)觀眾巧組織   
     展覽會(huì)最寶貴的是現(xiàn)場(chǎng)的專業(yè)觀眾，誰(shuí)抓住了專業(yè)觀眾，誰(shuí)就是展會(huì)的贏家。但是，展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)觀眾數(shù)量龐大，除了歐洲之外，多數(shù)地方的多數(shù)展覽會(huì)是面向普通觀眾的，這就需要在展前做好專業(yè)觀眾的組織工作。   
     普通觀眾的作用在于壯大展臺(tái)聲勢(shì)，借此也可以吸引部分專業(yè)觀眾和媒體的眼球，為擴(kuò)大展臺(tái)的觀眾流量，有必要提前對(duì)參展活動(dòng)進(jìn)行宣傳、溝通。這里有一些常用的手段。   
     電話、傳真是最常用的方法，但成本較高，一般只針對(duì)關(guān)系比較密切的客戶和成功幾率比較大的潛在客戶。   
     電子郵件。向所有潛在客戶和業(yè)內(nèi)人士發(fā)送資料。電子郵件成本低，資料量不受限制，可以將資料按照時(shí)間段分幾次發(fā)送。   
     短信。短信受內(nèi)容和成本的限制較大，可以以提醒的形式發(fā)送，一般3次就足夠了：報(bào)名后通知企業(yè)將于某月某日參加某個(gè)展會(huì)、資料發(fā)送后提醒查收、開(kāi)展之前提醒展位號(hào)。   
     郵寄資料。包括參會(huì)資料和展位活動(dòng)邀請(qǐng)。郵寄資料有電子郵件無(wú)可比擬的優(yōu)點(diǎn)，但是成本較高，應(yīng)注意使用人群是客戶和潛在客戶。一般來(lái)說(shuō)，范圍不大于電子郵件。郵寄資料最好在開(kāi)展前1個(gè)月左右將資料和邀請(qǐng)一并送達(dá)，之后配合短信提醒。   
     展覽會(huì)會(huì)刊和名錄展板。主辦方為向參會(huì)企業(yè)提供增值服務(wù)，一般會(huì)免費(fèi)給企業(yè)提供一定的會(huì)刊版面，這可通過(guò)填寫展覽會(huì)主辦方寄來(lái)的表格完成。一般免費(fèi)的位置不夠醒目，沒(méi)有特色，如果企業(yè)實(shí)力允許，可以付費(fèi)購(gòu)買好的版面和個(gè)性化的宣傳內(nèi)容。   
     名錄展板是主辦方為參會(huì)企業(yè)提供的增值服務(wù)，也是方便觀眾參觀的指南。在該名錄上露面可以讓所有參觀展覽會(huì)的觀眾知道企業(yè)的參展，觀眾通常都是根據(jù)名錄上的展商信息來(lái)設(shè)計(jì)自己的參觀路線。如果有機(jī)會(huì)，一定不要忘記提供足夠印刷清晰度的企業(yè)標(biāo)志，如果企業(yè)標(biāo)志完全由漢字組成的話，要將它翻譯成當(dāng)?shù)匚淖帧?nbsp;  
     一般的主辦方都會(huì)設(shè)立新聞中心或資料中心，開(kāi)展前要盡量取得在主辦方新聞通稿中出現(xiàn)企業(yè)名稱的機(jī)會(huì)，這可以在報(bào)名參展的時(shí)候跟主辦方積極爭(zhēng)取。