會議、是一種繁雜而多變的活動。在整個會議籌備、組織及召開的過程中，有不少問題是需要組織者、策劃者多加留意的。下面筆者結(jié)合自己這幾年會議策劃工作的經(jīng)驗，談?wù)勛约旱捏w會。

　　制定完善的會議計劃

明確職責任務(wù)：會議有多種類型，不同的會議需要不同的環(huán)境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息、通過收集這些信息可以制定出手頭眾多工作的計劃。制定完善的會議計劃確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議預(yù)期目標。  

制定預(yù)算：制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作：確定各項工作的時間安排。如交通費用、會議室費用、住宿費用、餐飲費用、旅游費用、設(shè)備視聽費用、宴請及演出費用等。   

  　完成計劃：預(yù)計召開會議的口期；會議預(yù)計召開幾天；打算在什么地方召開會議；會議形式或程序是什么；需要多大的場地；將有多少人到會；會議預(yù)算是多少：打算選用什么級別的酒店和設(shè)施：打算選用最高級的房間標準是什么；誰來制作會議邀請函：會議是否需要向與會者打印相關(guān)資料和會議禮品：會議的發(fā)言人有哪些：會議需要什么樣的視聽設(shè)備：需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次：與會者是否可以攜帶家屬；如何為與會者安排一些特別活動：如何為與會者及其家屬安排一些特別活動；會議的整體流程安排：會后旅游安排：會議代表的返程等等。

　　會議預(yù)備相關(guān)流程

1、會場預(yù)約　根據(jù)需要，制定最完美的策劃；根據(jù)會議的級別r選擇會議舉辦地：根據(jù)會議的具體情況、確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點、并提前預(yù)約。   

  　2、印刷材料的設(shè)計制作 根據(jù)會議的具體需求，設(shè)計印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案：提前把印刷品送到會場或指定位置。

3、參會者的接送 根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛。       

 　 4、參會者的餐飲 根據(jù)參會人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等：根據(jù)參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點，選擇不同的用餐地點。

    提高會議記錄質(zhì)量

  　會議記錄是記載會議基本情況的文字材料，是日后工作中可供查考的憑證。它可以為檢查會議決議的貫徹執(zhí)行情況、整理會議紀要、下達與上報會議精神、分析研究與總結(jié)工作提供依據(jù)。它的制作質(zhì)量如何、直接影響其口后轉(zhuǎn)化為檔案的質(zhì)量。因此會議組織者必須重視會議記錄工作。    

  1、使用固定的會議記錄本。記錄人員應(yīng)選用紙質(zhì)較好的會議記錄本，按會議性質(zhì)分別記錄并按照會議的時間順序規(guī)范、完整地做好會議記錄。

  2、按照規(guī)范格式做好會議記錄。會議記錄一般分為兩個部分：一是會議基本情況。包括會議名稱、開會時間、會議地點、出席人、列席人、主持人、記錄人。上述內(nèi)容要在會議主持人宣布開會前寫好。二是會議內(nèi)容。包括會議議題、會議發(fā)言、會議結(jié)論等。會議內(nèi)容是會議記錄的重點。

 　緊急事件的處理

   會議活動少則幾十人，多則幾千人，出現(xiàn)突發(fā)事件是很難避免的∫因此能否制定應(yīng)急預(yù)案，及時處理緊急事件，也是考驗辦會能力的方面之一。

  　1、緊急醫(yī)療問題：對于緊急醫(yī)療計劃，要看與會者平均年齡、活動范囝和過去會議經(jīng)驗、不管如何、緊急事件可能在任何時間發(fā)生，但是有些參加會議的人比其他人更容易受傷與生病，比較可能性的病癥是心臟疾病、中風(fēng)和其他有危害生命的病癥，有些與會者因為改變飲食、喝酒、睡眠不足、疲勞、面臨不熟悉環(huán)境、孤獨、遠離親人所致，因此要使那些人得到照顧。 

  　2、衛(wèi)生問題：衛(wèi)生問題是籌辦國際會議另一項重大挑戰(zhàn)∫包括飲食衛(wèi)生與環(huán)境衛(wèi)生兩方面。國際會議通常是在已開發(fā)國家和開發(fā)中國家舉行，而且爭取到國際會議的國家、都會選擇環(huán)境良好的地方作為會議與活動的場地，因此環(huán)境衛(wèi)生大致不會有問題。但是上千甚至上萬人參加的大型國際會議，更是要慎選餐飲合作對象，萬一其中有人因食物不潔而造成腹瀉甚至食物中毒，那將造成無法彌補的損失、對主辦國家、城市的形象也會大打折扣。

  　3、簽證問題：簽證問題也是緊急事件處理中的一項，通常在會議通知（anrlounce-ment）中都會說明簽證的細節(jié)、但是仍然有些國外與會者忽略這方面的問題。特別對于重要的貴賓,更要再三叮嚀簽證的問題。   

 　4、物品安全問題：國外與會者在會議當?shù)赜龅奖I竊事件都會留下不良印象、因此在重要國際會議期間，要求地方政府加強警力，避免發(fā)生盜竊事件。