企業(yè)如果打算參展,首要的問題是如何在眾多的展覽會中做出選擇。選展是成功的一步。各地博覽會形式多樣，五彩繽紛，有些是綜合型大型博覽會，但更多的是專業(yè)性展會，地區(qū)間也有所側(cè)重。因此，事前盡可能地了解展覽會的資料，是做出正確抉擇的可靠保證。如何了解展會信息呢?展會的歷史可以通過主辦者散發(fā)的宣傳手冊或他們的網(wǎng)頁上獲得，也可以通過贊助商和行業(yè)協(xié)會等;行業(yè)雜志和因特網(wǎng)上也有詳細(xì)的介紹。 選擇展覽會應(yīng)考慮以下因素:
　　一、會展的目標(biāo)市場 展會的目標(biāo)市場包括其主題定位、目的、觀眾結(jié)構(gòu)等，企業(yè)參展前確定該展會是否與企業(yè)的發(fā)展計劃相吻合，能否促進(jìn)企業(yè)達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。這些情況可以從展覽會的主辦者那里了解到,在絕大多數(shù)情況下,他們備有參觀者情況的詳細(xì)資料.當(dāng)然,企業(yè)還必須對這些資料的可靠程度做出判斷。
　　二、這一展覽會主辦者的背景、主辦能力和水平、信譽如何。選擇有影響力、富有經(jīng)驗及對行業(yè)的認(rèn)知度高的組織者。會展的組織是一個龐大的系統(tǒng)工程，從會展推廣、專業(yè)觀眾的邀請、行業(yè)活動的組織安排到客戶服務(wù)等一系列工作需組織者在切實了解參展商需求的情況下做出策略性統(tǒng)籌才能成功舉辦。企業(yè)可以從其對外的招展函、廣告以及各項組織計劃等方面來評估組織者的策劃能力和宣傳推廣能力。
　　三、會展的歷史和影響 如在過去的幾年中，參展商有哪些、會展的效果如何等，企業(yè)應(yīng)選擇有影響力、知名度高、參展商多且參展商的影響力強的會展。
　　四、是會展的規(guī)模 成功的會展必然具備一定的規(guī)模，規(guī)模大的會展可以吸引更多的專業(yè)觀眾，而這正是保證參展商達(dá)到參展目的的最主要因素。評估展會的規(guī)模主要看參展商和專業(yè)觀眾的數(shù)量以及展覽面積的大小。
　　五、展覽會舉辦的時機是否合適。如果同時或前不久有幾個同類型的展覽會舉辦,參觀者就會大量減少。另外,對一些銷售季節(jié)性強的化妝品來說,或?qū)σ恍┝餍袝r尚性美容產(chǎn)品來說,展出的時間應(yīng)與商品的銷售季節(jié)或流行時間相一致,或稍稍提前。
　　六、參展所需基本費用包括：
　　l.租用展覽場地的費用。
　　2.廣告宣傳費.包括展前吸引參展客商和參觀者的各種媒介廣告費用,展中發(fā)放各種廣告宣傳品如產(chǎn)品目錄、產(chǎn)品使用說明書、產(chǎn)品廣告?zhèn)鲉?、促銷贈品、產(chǎn)品的試用樣品的費用,展覽會上錄像播放、懸掛廣告橫幅和廣告宣傳畫的費用等等。
　　3.展品的運費、保險費、供現(xiàn)場示范表演的產(chǎn)品費用。
　　4.展臺的設(shè)計和建造費用.包括展臺設(shè)計或再設(shè)計的費用,展臺建造和裝飾整理費用,展臺建造材料的購買和運輸費用,雇用專業(yè)公司或?qū)I(yè)人員的費用等等。
　　5.展覽場地的聲、光、電、水、電話、空調(diào)、清潔場地、攝影照相等多種設(shè)備的費用;展覽場地的家具、地毯、花卉及其它環(huán)境裝飾物的費用。
　　6.公共關(guān)系活動的費用。如召開新產(chǎn)品新聞發(fā)布會的費用;招待記者對本企業(yè)產(chǎn)品及展位進(jìn)行采訪報道的交際費用;邀請知名人士出席開幕式剪彩儀式的費用;對重點客戶迎來送往、請客吃飯、租用賓館套房、安排旅游娛樂活動、預(yù)訂返程票、饋贈禮品的費用;對于一般的潛在客戶或目標(biāo)觀眾開展聯(lián)誼活動的費用,如贈送展覽會入場券、戲票,邀請參加文娛活動等等;在展覽會期間舉行產(chǎn)品技術(shù)研討會的費用;聘請和培訓(xùn)展覽禮儀模特及產(chǎn)品示范操作人員的費用等等。
　　7.參展人員的吃穿住行、郵政通訊、公關(guān)交際、工資津貼獎金等方面的費用。
　　8.應(yīng)付偶發(fā)事件的處理費用和其它雜支費用。